Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Provider der Software (Soley)
Diese Software wird Ihrem Arbeitgeber im Rahmen einer Auftragsverarbeitung von der Soley GmbH (“Soley”) zur Verfügung gestellt. Soley ist ein Drittunternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.soley.de/impressum/).
Soley ist lediglich Betreiber der Software und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Soley ist – sofern der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Ihren Arbeitgeber beauftragt wurde – ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Ihrem Arbeitgeber als verantwortliche Stelle und Soley als Auftragsverarbeiter. Dazu kann es auch erforderlich sein, dass Soley weitere Subunternehmen zur Erbringung der Dienstleistungen einsetzt (z.B. Hosting der Software oder Ähnliches). Bei Fragen zu dieser Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber.
Zudem verarbeitet die Soley GmbH zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb der Software, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.
Speicherdauer: Sofern eine genaue Mitteilung der Speicherdauer nicht möglich ist, gilt der Grundsatz, dass personenbezogene Daten sofort gelöscht oder gesperrt werden, wenn der Zweck der Speicherung entfällt.
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung in eigener Verantwortung zur Bereitstellung der Software im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Soley GmbH
Landaubogen 1
81373 München
Telefon: +49 89 904 1016 00
Telefax: +49 89 904 1016 05
Eintragung im Handelsregister:
Registergericht: Amtsgericht München
Handelsregister Registernummer: HRB 220465
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@Soley.de
Mit jedem Zugriff sowie bei wesentlichen Aktivitäten innerhalb der Software werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person.
Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe- und Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können diese Daten für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6. Abs. 1 lit. f DSGVO.
Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus.
Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können.. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6. Abs. 1 lit. t f DSGVO.
Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/ -spezifikation erfasst.
Teilweise werden innerhalb der Software sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Software zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies insbesondere dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“) oder das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“).
Innerhalb der Software kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche und funktionale Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Identifizierung des Nutzers und der Gewährleistung der Sicherheit. Hierin besteht unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Bis zur Beendigung der Software-Session
Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Software führen kann.
Zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen im Hinblick auf die Benachrichtigung unserer Kunden zu wesentlichen Änderungen im Produkt, geplanten Wartungsarbeiten, technischen Problemen oder Ähnlichem behalten wir uns vor, Nutzer direkt per E-Mail oder ggf. Telefon zu kontaktieren. Hierbei können auch Drittanbieter zum Einsatz kommen (siehe Ziffer 7.). Dies ist für die Erbringung unserer Support-Leistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend notwendig. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Um unsere Dienstleistungen zu erbringen und kontinuierlich zu verbessern, setzen wir auf die Dienste der folgenden Drittanbieter, durch welche auch personenbezogene Daten verarbeitet werden können. Wir haben diese Drittanbieter sorgfältig und entsprechend der Bestimmungen der DSGVO ausgewählt:
Mailjet SAS
HubSpot Germany GmbH
Microsoft Ireland Operations Ltd.
Mixpanel, Inc.
Sofern durch die Soley GmbH als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III DSGVO, dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Software verarbeiteten Daten über die in Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten an uns. Bitte beachten Sie, dass Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte aus der Verarbeitung zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses ausschließlich an Ihren Arbeitgeber zu richten haben. Wir behalten uns vor, entsprechende Anfragen nicht zu beantworten oder an die verantwortliche Stelle weiterzureichen.
Wir möchten Sie zudem darauf hinweisen, dass Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht haben sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre personenbezogenen Daten durch uns nicht rechtmäßig verarbeitet werden.
Soley behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Aufruf dieser Software gilt dann die neue Datenschutzerklärung.